Arbeitnehmer können Einblick in die über sie geführten Unterlagen nehmen
27. November 2004 - Karl
Was in die Personalakte geschrieben werden darf
Neben den Stammdaten und den aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen hervorgehenden Angaben landen in der Personalakte in der Regel alle Daten über die berufliche und persönliche Entwicklung sowie Einschätzungen der Entwicklung über die jeweiligen Fähigkeiten des Mitarbeiters. Als Inhalt der Personalakte kommen alle Unterlagen in Betracht, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen und an deren Aufnahme ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers besteht. Eine Personalakte enthält in der Regel: Den Personalstammbogen, Korrespondenzen mit dem Mitarbeiter, Beurteilungen, Zeugnisse, Lebenslauf und Lichtbild, zumeist auch den Bewerbungsfragebogen. Grundsätzlich dürfen graphologische Gutachten und Eignungstests nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers in der Personalakte verwahrt werden. Das Betriebsverfassungsgesetz gewährt dem Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Das Unternehmen muss alle Mitarbeiter darüber informieren, wo und wann sie Einsicht in ihre Personalakte nehmen können. Hierzu kann das Unternehmen feste Sprechzeiten festlegen. Gründe für die Einsichtnahme muss der Arbeitnehmer nicht benennen. Insbesondere Betriebsratsmitglieder dürfen dabei zur Unterstützung hinzugezogen werden. Das Studium der Unterlagen darf nur im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung geschehen. Verboten ist das Herausnehmen von Unterlagen. Umstritten ist, ob dem Mitarbeiter das Anfertigen von Fotokopien gestattet werden muss. Da die Personalakte zum Betrieb gehört, muss dies nicht gestattet werden. Da aber nachträgliche Aufzeichnungen aus dem Gedächtnis missverständlich werden können, wird die Personalabteilung dem Mitarbeiter erlauben müssen, sich Notizen zu machen. Neben dem betroffenen Arbeitnehmer hat nur der Firmeninhaber, Geschäftsführer und direkte Vorgesetzte ein Recht, die Personalakte einzusehen. Der Arbeitnehmer darf der Personalakte Erklärungen beifügen. Er kann zudem zu ihn betreffenden Maßnahmen Stellung nehmen und Gegendarstellungen zu Vorgängen, die der Arbeitgeber in die Personalakte eingebracht hat, abgeben. Die Erklärungen des Arbeitnehmers müssen sich jedoch stets auf den sachlichen Inhalt der Personalakte richten und nicht auf die formelle Art der Führung der Personalakte. Falsche Angaben streichenDie Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte kann der Arbeitnehmer dann verlangen, wenn diese unrichtig sind, ihn belasten oder unzulässig in die Personalakte aufgenommen wurden. Der Anspruch ergibt sich aus dem Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und ist insbesondere im Zusammenhang mit unberechtigten Abmahnungen von praktischer Bedeutung. Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt am Main haben Arbeitnehmer das Recht, nach zweieinhalb Jahren Abmahnungen aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen. Die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter müssen eine angemessene Zeit aufgehoben werden. Gerade für Bewerber, die verspätet ein Arbeitszeugnis anfordern müssen, ist dies hilfreich.