Aufwendungen für den Betrieb

Viele Mitarbeiter werden zu Konferenzen geschickt oder zu Meetings in ein Tochterunternehmen. Meist werden zu diesem Zweck die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt. In der Regel auch eine Preiskategorie höher als bei Privatfahrten. Oder der Mitarbeiter benutzt dafür sein Privatfahrzeug und kommt bei der dienstlich veranlassten Fahrt zu Schaden. Dabei ergeben sich viele Möglichkeiten, über Kostenerstattungen zu streiten.

Zwei Möglichkeiten

Aufwendungsersatzansprüche von Arbeitnehmern gegen Arbeitgeber sind in zwei Fällen denkbar. Entweder es handelt sich um echte Auslagen des Arbeitnehmers zu Gunsten seines Chefs. Hierzu werden in der Regel Auslagen für Dienstfahrten, Reisespesen, selbst beschaffte Arbeitsmaterialen usw. gezählt. Oder aber es sind Ansprüche wegen (Sach-)Schäden, die der Arbeitnehmer an seinem Eigentum durch betriebliche Einflüsse erleidet. Darunter fallen am häufigsten Bekleidungsschäden.

Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass der Arbeitnehmer einen Aufwendungsersatzanspruch hat, wenn ihm im Zusammenhang mit seinen Dienstpflichten für den Arbeitgeber Aufwendungen entstanden sind, für deren Abgeltung die ihm gewährte Arbeitsvergütung nicht bestimmt ist. Darüber hinaus dürfen ihm die Kosten auch nach dem sonstigen Inhalt seines Arbeitsvertrages in ihren belastenden Auswirkungen nicht endgültig zu tragen zugemutet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht jede Aufwendung ersatzfähig ist. Denn nur solche Aufwendungen sind von Bedeutung, deren Erbringung gefordert wurde oder erforderlich waren oder die der Mitarbeiter aus den Umständen des Einzelfalles für erforderlich halten durfte, müssen vom Arbeitgeber ersetzt werden. So ist einem Berufskraftfahrer, gegen den nach einem unverschuldeten Verkehrsunfall im Dienst ein staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren eingeleitet worden war, ein Anspruch auf Erstattung der Verteidigerkosten zugesprochen worden. Etwas Anderes gilt, wenn der Arbeitnehmer seine Berufspflicht verletzt. So musste ein Verlag die Strafverteidigerkosten einem Mitarbeiter nicht ersetzen, der ohne Recherche unwahre negative Behauptungen über Dritte aufgestellt hatte.Zu beachten ist, dass es für zulässig erachtet wird, durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen den Aufwendungsersatz zu pauschalieren. Typische Fälle sind die Kilometer- oder Reisekostenpauschalen. Bei vereinbarten Kilometerpauschalen sind aber die Höherstufungen in der Haftpflichtversicherung bereits in der Pauschale enthalten und können nicht zusätzlich vom Arbeitgeber ersetzt verlangt werden. Es muss stets darauf geachtet werden, dass die gezahlten Aufwandsentschädigungen gesondert in der Lohnabrechnung ausgewiesen sind, denn sie unterliegen nicht der Steuer- und Sozialabgabenpflicht.